BAWASLU BELTIM HADIRI RAPAT PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP INAKTIF SEBAGAI TAHAP AWAL PENYUSUTAN ARSIP

Pangkalpinang, 22 Oktober 2025 — Dalam rangka mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, efisien, dan sesuai ketentuan perundang-undangan, Bawaslu Kabupaten Belitung Timur hadir dalam Rapat Penyusunan Daftar Arsip Inaktif melalui Inventarisir dan Klasifikasi Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang diadakan oleh Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung pada Rabu, 22 Oktober 2025, bertempat di Ruang Rapat Sekretariat Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung.

Rapat tersebut dihadiri juga oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Kabag Administrasi, Kabag Pengawasan, Tim Kearsipan dan tim Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, serta para Kepala Sekretariat dan Kasubbag Administrasi Bawaslu Kabupaten/Kota se-Bangka Belitung. Turut hadir pula staf pengelola arsip dari masing-masing satuan kerja.

“pentingnya kegiatan ini sebagai tahapan awal dalam proses penyusutan arsip, yaitu melakukan inventarisasi dan klasifikasi arsip inaktif berdasarkan JRA. Langkah ini menjadi dasar dalam menentukan arsip mana yang masih memiliki nilai guna dan mana yang sudah habis masa retensinya” jelas Dini Yamashita, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dalam sambutannya

Kabag Administrasi Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung, Siti Jamila menambahkan bahwa “melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh satuan kerja Bawaslu di tingkat provinsi dan kabupaten/kota dapat memahami tata cara penyusutan arsip secara sistematis, sehingga tidak ada penumpukan arsip yang sudah tidak relevan dengan kebutuhan administrasi maupun operasional. Dengan pengelolaan yang baik, arsip dapat tersusun rapi, mudah ditelusuri, serta menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi lembaga”

Tim Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Kepulauan Bangka Belitung memberikan materi berkenaan dengan kearsipan, yang dalam penjelasannya dapat ditarik kesimpulan antara lain, kegiatan pemusnahan arsip adalah untuk melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah, maupun historis, serta telah habis masa retensinya dan tidak memiliki keterangan dipermanenkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kegiatan ini bertujuan untuk menertibkan penyimpanan arsip, mengoptimalkan ruang dan sarana penyimpanan, serta menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi. Dengan demikian, pemusnahan arsip menjadi bagian penting dari upaya mewujudkan tertib arsip, efisiensi kerja, dan efektivitas dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran.

Sebagai penutup, kegiatan ini menjadi momentum penting bagi Bawaslu Provinsi Kepulauan Bangka Belitung dan jajaran di bawahnya untuk semakin memperkuat tata kelola arsip yang profesional, transparan, dan akuntabel. Dengan pelaksanaan penyusutan dan pemusnahan arsip yang tepat, diharapkan Bawaslu mampu menciptakan sistem administrasi yang efisien, mendukung pelayanan publik yang berkualitas, serta menjaga integritas lembaga dalam setiap aspek penyelenggaraan pengawasan pemilu.